Digitale Archivierung ist für jedes Unternehmen jeder Größe interessant

Seit der Einführung der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) im Jahre 2002 sollte die digitale Archivierung von Daten auch in Ihrem Unternehmen eine große Rolle spielen. Zum Beispiel können Finanzverwaltungen, wenn Betriebsprüfungen anstehen, spezielle CD/DVDs fordern, um Ihre steuerlich relevanten Daten lückenlos prüfen zu können.

Zudem bietet sich auch die Möglichkeit alle anfallenden Belege aus dem Post-Ein-/Ausgang, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Pro­jektabläufe und Dokumente/Papiere aus dem Personalwesen etc. digital zu archivieren.

So können Sie auch die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens verbessern, und freie Res­sourcen schaffen.

Ihre Mitarbeiter könnten von ihrem Arbeitsplatz aus bestimmte Informationen direkt abrufen, wären jederzeit auskunftsbereit, wenn ein Kunde oder Lieferant anruft und Fragen hat. Auch Schriftverkehr wie Briefe, Faxe oder E-Mails wären schnell und übersichtlich zur Hand.

Ihre Mitarbeiter könnten sich viele Wege und viel Zeit ersparen.

Je größer die Anzahl von Beschäftigten und Kunden in Ihrem Unternehmen ist, desto mehr Infor­mationsmengen müssen verarbeitet werden. Um die Wirtschaftlichkeit und Effektivität Ihres Unter­nehmens zu verbessern ist daher eine Bündelung aller Informationen an einer Stelle, zum Beispiel in einem Belegarchiv durch­aus sinnvoll.

Unsere Software-Lösungen, sind sowohl auf Ihre Bedürfnisse, als auch auf die Forderungen der Finanzverwaltung abgestimmt. Die Programme können zum Beispiel die geforderten CD/DVDs für die Außenprüfungen der Finanzämter herstellen und die darin gespeicherten digitalen Dokumente darüber hinaus auch für andere Zwecke (Control­ling und anderes) nutzbar machen.

Außerdem gibt es Software-Komponenten die alle Dokumente, die Ihr Unternehmen ausdruckt, automatisch in einer Datenbank speichern und somit archivieren. Ein DMS-System kann aber auch für den Informationseingang (Eingangsbelege, E-Mails etc.) genutzt werden.   

Somit ist ein solches digitales Archiv auch Doku­menten-Management-System (DMS) genannt  für alle kleinen und großen Unternehmen interessant. 

Auch in einem Ein-Mann-Betrieb kann es sein, dass Sie als Unternehmer Ihre Arbeit unter­brechen und von Ihrem Arbeitsplatz aufstehen müssen, um Infos zu holen oder am Telefon nicht kompetent sind, weil die speziellen Unterlagen gerade nicht griffbereit sind. 

Für jede Betriebsgröße gibt es die passende Anwendung.

Warum ScanFile V8 ? 4